Zo creëer je een kalme organisatie in tijden van chaos

Goede scaleup ondernemers delen een talent waarmee zij kalmte creëren in drukke tijden. Dit talent is: voorspellen. Zij hebben de gave om de juiste beslissingen te nemen, gebaseerd op wat de markt én je organisatie nodig heeft, nu en in de toekomst.

Maar hoe goed is dit voorspellend vermogen onder hoogspanning? Neem een sportcoach als voorbeeld: voor een sportcoach is het simpel om voor het seizoen te bepalen wat ze willen bereiken, en op welke manier. Maar tijdens een chaotische wedstrijd waarin alles mis dreigt te gaan, is dit een stuk minder makkelijk. En net als met een sportcoach, maakt een ondernemer ook regelmatig beslissingen onder hoogspanning.

Beslissen en voorspellen tijdens stress gaat ons minder goed af

Helaas is ons brein niet zo goed om belangrijke beslissingen te maken wanneer het stressniveau te hoog is. Hier is veel onderzoek naar gedaan: tijdens stress neem je bijvoorbeeld meer risico (overigens blijkt dit effect sterker bij mannen dan bij vrouwen) in je beslissingen.

En heb je een heel MT die onder spanning staat, die tot een gezamenlijk besluit moeten komen…dan is de kans groot dat de beslissingen niet goed doordacht zijn (en vaak genomen vanuit een angst-emotie).

Maak je onder stress een foute beslissing, dan kost het vaak tijd en geld om deze te herstellen. Denk er eens aan de volgende kostbare beslissingsfouten, wat het kost om dit te herstellen:

• Een verkeerde medewerker aannemen
• Een verkeerde klant aannemen waar je hele team aan moet werken
• Ja zeggen tegen klantwensen die je niet kunt waarmaken

Maar wat zijn eigenlijk de meest voorkomende stressperiodes, zodat jij hierop kunt anticiperen?

De meest voorkomende stressperiodes van een ondernemer

Dit zijn de zogenaamde valleys of death, die je tegenkomt wanneer je naar jouw volgende groeifase groeit. De meest voorkomende v.o.d. zijn:

• voorbij 8-10 medewerkers
• voorbij 25 medewerkers
• voorbij 100 medewerkers

Komt je organisatie in één van deze valleys of death, dan kun je een periode van maanden (jaren?) verwachten waarin wanorde en chaos gevoeld wordt. En beslissingen ad-hoc worden gemaakt.

Hoe voorkom je dit? Hoe creëer je rust in deze ‘gekke tijden’?

Het antwoord: door een besturingssysteem te hanteren. Een succesvolle scaleup kan terugvallen op een vast systeem, die iedereen kan dromen. Ook hier kun je sport als metafoor gebruiken: wanneer het misgaat, kan een goed sport team altijd terugvallen op vaste patronen / tactieken die zij het hele seizoen hebben getraind. En voeren ze deze zonder na te denken uit. Mis je deze vaste patronen, dan is er chaos. En worden verkeerde beslissingen gemaakt.

Wil jij ook graag vaste patronen ontwikkelen waarop je team kan terugvallen? Start dan met de basis.

De belangrijkste elementen van een besturingssysteem

Er zijn genoeg operationele besturingssystemen, waarbij de ene organisatiebreed is (Scaling Up of bijv Holacracy), en de andere gericht op één bedrijfsonderdeel.

Kies je voor een organisatiebreed besturingssysteem (wat wij aanraden), zorg er dan voor dat je minimaal de volgende vier elementen standaardiseert:

1. Prioriteiten bepalen en uitvoeren
2. Mensen
3. Overleg- en meetritme
4. Innovatie

1. Prioriteiten: bepalen en uitwerken van (kwartaal)prioriteiten. Iedereen weet op elk moment wat de belangrijkste prioriteiten zijn, voor de organisatie, voor het team en voor de individuele medewerkers. Deze prioriteiten verdeel je in:

1. KPI’s, gericht op de vaste terugkerende werkzaamheden (‘business as usual’). Deze KPI’s die bepalen hoe gezond een proces of een functie is.
2. Groeiprojecten, waarbij je aan het bedrijf werkt. Dit valt buiten de vaste dagelijkse werkzaamheden. Met deze projecten los je vaak een bottleneck voor groei op, waarvan je – na het oplossen – weet dat het een versnelling van je bedrijfsgroei oplevert. Uiteraard werk je deze prioriteiten uit naar concrete resultaten en acties, belegd bij de juiste personen.

Zit je midden in een valley of death, bijvoorbeeld wanneer je voorbij 25 medewerkers groeit, dan is er vaak geen duidelijk verschil tussen business as usual en groeiprojecten. Succesvolle scaleup bedrijven scheiden dit al heel vroeg, en geven hun mensen tijd en ruimte voor groeiprojecten.

2. Mensen: werving, selectie, onboarding en opleiden van A-spelers. Succesvolle scaleup bedrijven hebben een vast systeem (wij raden Topgrading aan) om de top 10% medewerkers in hun branche aan te trekken – en te behouden. Oftwel: je ‘people systems’. Het succes van dit systeem valt of staat met rol- en procesduidelijkheid. Wanneer je namelijk voor elke rol en elk proces een concrete manier van werken hebt, dan kun je scherper werven, selecteren en opleiden. Een goede start is het werken met Scorecards, waarin de rolmissie beschreven staat, samen met de bijbehorende competenties en de te verwachten resultaten.

Naast rol- en procesduidelijkheid, is cultuurduidelijkheid (beschreven met heldere kernwaarden) essentieel voor je people systems. Hier hebben we een duidelijke visie over: scaleups die hun kernwaarden levend maken en hier ook op selecteren, groeien sneller en groeien gezonder. Bovendien zien wij dat deze bedrijven een hogere betrokkenheid en een lagere verloop hebben bij hun medewerkers, in vergelijking met branchegenoten. En nee, dit is niet alleen voor Millennials belangrijk. Medewerkers van elke generatie haken aan of haken af op de (on)beschreven kernwaarden / gedragsregels in een organisatie. En er is geen sterkere boodschap vanuit het leiderschapsteam dan mensen selecteren (en dus ook afwijzen), coachen en beoordelen op deze kernwaarden.

3. Overleg- en meetritme, gebaseerd op alignment en resultaat. Succesvolle scaleup bedrijven hebben dagelijks (minimaal wekelijks) overleg over prioriteiten, bottlenecks en resultaat voortgang. In veel Nederlandse bedrijven houden ze van ‘niet lullen maar poetsen’. Veel vergaderen vinden ze vaak zonde van tijd, want tijd is geld en bovendien weet iedereen toch wat ze moeten doen? Maar als iedereen perfect weet wat ze moeten doen, dan zou er ook geen gevoel van wanorde zijn in jouw bedrijf. Mensen zoeken van nature afstemming en goedkeuring, en willen weten of alle activiteiten en resultaten ‘op groen’ staan. Vergelijk dit eens met sportteams: ook zij willen continu feedback over hun voortgang en hun prestatie; dit is hun drijfveer.

In het boek Scaling Up wordt een ideaal overlegritme besproken: dagelijks, wekelijks, maandelijks, kwartaarlijks, jaarlijks. Welk ritme je ook kiest: zorg ervoor dat je klein start zodat je zeker weet dat je team het volhoudt. En verklein de agenda tot het essentiële, zodat je operationele discussies vermijdt.

4. Innovatie. Succesvolle scaleups lopen op de muziek vooruit, als het gaat om productinnovatie. Ze innoveren niet ad-hoc, maar hebben hier een systeem van gemaakt. Inderdaad: een proces van innovatie, dit kan ook bij organisaties onder de 100 medewerkers. Je hoeft geen Apple te zijn en je hebt geen R&D afdeling nodig om een systeem van innovatie te creëren. Het kan al iets eenvoudigs zijn als:

• elke maand bespreken waar de markt naartoe gaat en hierop inspelen met Rocks en groeiprojecten
• maandelijks een innovatiedag houden, waarin elk team presenteert hoe hun proces (bijv sales, of finance) er in de toekomst uitziet en hoe zij het toekomstbestendig maken.
• gastsprekers of gastconsultants uitnodigen om de toekomst van de branche te presenteren. Of de toekomst van één van je hoofdprocessen. Denk hierbij ook eens aan sprekers uit een totaal andere branche!

Innovatie ligt bij scaleup bedrijven met minder dan 25 medewerkers vaak bij de ondernemer zelf. Groei je verder, dan is het de verantwoordelijkheid van de hele organisatie. Want innovatie gaat niet alleen over je product: het gaat over al je bedrijfsprocessen.

Conclusie

• Goede scaleup ondernemers hebben de gave van voorspellen. Ze weten waar het de aankomende jaren naartoe gaat en hoe ze hierop moeten inspelen.
• Deze gave blijkt minder effectief tijdens stress.
• De grootste stressmomenten voor een scaleup ondernemer zijn de valleys of death.
• Tijdens deze valleys of death is een besturingssysteem nodig, zodat je team op vaste patronen terug kan vallen.
• De meest essentiële systemen hierin zijn: prioriteiten, mensen, meetritme, innovatie.

Heeft jouw scaleup bedrijf de behoefte aan een besturingssysteem? Bezoek dan onze volgende Masterclass Scaling Up. Lees hier meer info over deze masterclass.